POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE BEAUTYCALIA S.A.S.

1. Objetivo de la Política de Tratamiento de Datos Personales. BEAUTYCALIA S.A.S. (en adelante “Beautycalia” o la “Compañía”), como Responsable del tratamiento de los datos personales, con la finalidad de dar estricto cumplimiento a la normatividad vigente sobre la protección de Datos Personales, en especial a lo establecido en la Ley 1581 de 2012, el Capítulo 25 del título 2 de la Parte 2 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 y demás normas que lo modifiquen, adicionen, complementen o desarrollen, se permite presentar la Política de Tratamiento de Datos Personales (en adelante la “Política”) de la Compañía en relación con la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de los mismos, en virtud de la autorización que sea otorgada por los Titulares de la información.

En esta Política, Beautycalia detalla: i) Los lineamientos corporativos generales que se tienen en cuenta a efectos de proteger los Datos Personales de los Titulares, ii) La finalidad de la recolección de la información, iii) Los derechos de los Titulares, y iv) El área responsable de atender las quejas y reclamos, así como los procedimientos que debe agotar el Titular para conocer, actualizar, rectificar y suprimir la información objeto de tratamiento.

Beautycalia, en cumplimiento del derecho constitucional al Habeas Data, solo recolecta Datos Personales cuando así haya sido autorizado previamente por su Titular, implementando para tal efecto, medidas claras sobre confidencialidad y privacidad de los Datos Personales.

2. Definiciones para efectos de la Política De Tratamiento. Para efectos de la presente Política, se tendrán en cuenta las definiciones que se esbozan a continuación:

1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de sus datos personales.
2. Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de la presente Política de Tratamiento en materia de Protección de Datos Personales, la forma de acceder a la misma y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
3. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
4. Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Debe entonces entenderse el “dato personal” como una información relacionada con una persona natural (persona individualmente considerada).
5. Dato Público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales.
6. Dato Sensible: Aquel dato que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
7. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
8. Política de Tratamiento en materia de Protección de Datos Personales: Se refiere al presente documento.
9. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos, en este caso Beautycalia.
10. Titular: Persona natural o jurídica cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.
11. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Las definiciones incluidas en este documento son tomadas de la normatividad vigente en Colombia, la cual regula la protección de datos personales de las personas naturales, frente al tratamiento y circulación de estos. En caso de que un término usado esté definido en la presente Política de Tratamiento de Datos personales, se entenderá la definición de este documento. Asimismo, cuando un término usado no esté definido expresamente en este documento ni en la Ley aplicable, se entenderá al significado literal de las estipulaciones, siempre que tal interpretación resulte consistente, lógica y razonable con el objeto de esta Política.

3. Principios para el tratamiento de los datos personales. De conformidad con el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012, los principios que rigen el Tratamiento de los Datos Personales por parte de Beautycalia son:

1. Principio de Legalidad en materia de Tratamiento de Datos: El Tratamiento a que se refiere la Ley 1581 es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen, así como a lo dispuesto en la presente Política.
2. Principio de Finalidad: El Tratamiento debe obedecer a las finalidades legítimas que se consagran en esta Política, la cual debe ser informada al Titular.
3. Principio de Libertad: El Tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los Datos Personales no serán obtenidos o divulgados sin previa autorización, salvo que exista mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
4. Principio de Veracidad o Calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
5. Principio de Transparencia: En el Tratamiento se garantizará el derecho del Titular a obtener del Responsable o del Encargado, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
6. Principio de Acceso y Circulación Restringida: El Tratamiento estará sujeto a los límites que se derivan de la naturaleza de los Datos Personales. En este sentido, el Tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley.
7. Principio de Seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable y/o Encargado del Tratamiento, será manejada con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
8. Principio de Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo solo realizar suministro o comunicación de Datos Personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley.
9. Principio de temporalidad: Los datos personales se conservarán únicamente por el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Los datos serán conservados cuando ello sea necesario para el cumplimiento de una obligación legal o contractual. Una vez cumplida la finalidad del tratamiento y los términos establecidos anteriormente, se procederá a la supresión de los datos.
10. Principio de Necesidad: Los datos personales tratados deben ser los estrictamente necesarios para el cumplimiento de las finalidades perseguidas con la base de datos.
11. Principio de Pertinencia: Los datos personales recolectados deberán ser adecuados, pertinentes y no excesivos, teniendo en cuenta la finalidad del tratamiento o de la base de datos. Se prohíbe la recolección de datos personales desproporcionados en relación con la finalidad para la cual se obtienen.

4. Área responsable del tratamiento de datos personales. El Área Departamento de Atención al Cliente será el área encargada de recibir las solicitudes, quejas o reclamos de los Titulares o demás Interesados, dependiendo de si tales Titulares tienen la calidad de empleados o de clientes o proveedores. Esta área se encargará de realizar el manejo interno que sea necesario a efectos de garantizar una respuesta clara, eficiente y oportuna al Titular del Dato o los demás Interesados. En todo tiempo, el Titular o los interesados pueden contactarse con esta área para ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización.

5. Información y mecanismos dispuestos por Beautycalia como Responsable del Tratamiento.

6. Oficial de Protección de Datos Personales. El Oficial de Protección de Datos Personales es la persona responsable de la atención a peticiones, quejas, reclamos y consultas formuladas por los titulares de los datos sobre información relacionadas con la ley de protección de datos personales.

• Oficial de Protección de Datos Personales: Melissa Jones Martínez
• Dirección: Calle 10 sur 51 a 55, Local 201 Medellín, Antoquia
• Teléfono: 3053699921
• Correo electrónico: [email protected]

El rol antes mencionado será el contacto directo de los titulares de Datos Personales, para todos los efectos previstos en esta Política.

Entre las funciones a cargo del oficial de protección de Datos Personales se encuentran las siguientes, sin ser esta una lista taxativa de sus funciones, las cuales pueden aumentar en pro de la protección de los derechos de los titulares de la información.

1. Estructurar, diseñar y administrar el Programa Integral de Gestión de Protección de Datos Personales al interior de la compañía.
2. Recibir las solicitudes de los titulares de datos personales, tramitar y responder aquellas que tengan fundamento en la ley o a estas políticas, como por ejemplo:

• Solicitudes de actualización de datos personales.
• Solicitudes de conocer los datos personales.
• Solicitudes de supresión de datos personales cuando el titular de manera libre solicite la supresión o cuando el titular presente copia de la decisión de la Superintendencia de Industria y Comercio de acuerdo con lo establecido en la ley.
• Solicitudes de información sobre el uso dado a sus datos personales.
• Solicitudes de actualización de los datos personales.
• Solicitudes de prueba de la autorización otorgada, cuando ella hubiere procedido según la ley.

1. Dar respuesta a los titulares de los datos personales sobre aquellas solicitudes que no procedan de acuerdo con lo establecido en la ley.
2. Servir de enlace y coordinar con las demás áreas de la organización para asegurar una implementación transversal del Programa Integral de Gestión de Datos Personales.
3. Controlar y verificar el acceso a los datos personales dentro de la empresa.
4. Servir de vínculo con la institución reguladora encargada de la inspección, vigilancia y control en materia de protección de datos personales, en este caso la Superintendencia de industria y comercio.
5. Liderar el registro de las nuevas bases de datos de la organización y actualizar el reporte en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) conforme lo disponga la normatividad.
6. Acompañar, supervisar y aprobar la actualización en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) respecto de la información de las bases de datos personales, de conformidad con lo dispuesto en la norma.
7. Mantener actualizada la Política de Tratamiento de Información y el Manual de Protección de Datos, así como la estructura documental del Programa Integral de Gestión de Datos Personales.
8. Realizar evaluaciones periódicas acerca del cumplimiento con las políticas de protección de datos personales, confidencialidad y seguridad de la información.
9. Presentar los informes o reportes del estado de avance del Programa Integral de Gestión de Protección de Datos que los organismos de control requieran sobre protección de datos personales.
10. Cumplir con las obligaciones legales que se dictan en las normas sobre tratamiento de datos personales, en especial lo consagrado en la Ley 1581 de 2016 y sus decretos reglamentarios.
11. Orientar al personal de la compañía en el tema de tratamiento de la información de carácter personal.
12. Impulsar una cultura de protección de datos personales a través de actividades de sensibilización a los colaboradores.
13. Las demás funciones que establezca la normatividad relacionada con la protección de datos personales.

7. Autorización y aviso de privacidad. La Compañía, al momento de la recolección de Datos Personales, solicitará una autorización a los Titulares, informando sobre las finalidades específicas del Tratamiento para los cuales se obtiene dicho consentimiento. El aviso de privacidad de datos sensibles señalará expresamente el carácter facultativo de suministro.

La autorización de los Titulares se manifestará mediante conducta inequívoca que permita concluir de forma razonable que fue otorgada la autorización. Beautycalia conservará la prueba de dichas autorizaciones de forma adecuada, respetando los principios de confidencialidad y privacidad de la información.

8. Finalidades del Tratamiento. Los Datos Personales de los Titulares son recolectados, almacenados, usados y, excepcionalmente, puestos en circulación, por Beautycalia en desarrollo de su objeto social, con la finalidad de:

Clientes: El tratamiento de los datos personales de los clientes recolectados por los diferentes canales de comunicación, cumplen diferentes objetivos:

1. Dar correcta ejecución al objeto social de la Compañía.
2. Registrar o actualizar su información como cliente en los sistemas de la Compañía, permitiendo el desarrollo de las actividades jurídicas, contables, administrativas y financieras propias del relacionamiento comercial, siendo necesaria la eventual transmisión o transferencia nacional o internacional de datos personales con aliados o proveedores que soportan la infraestructura administrativa, contavle y/o tecnológica.
3. Gestionar los aspectos comerciales y logísticos asociados a la venta y entrega de productos a través de los distintos canales de atención y venta.
4. Soportar al cliente en la atención de peticiones, quejas, reclamaciones o solicitudes en general asociadas a la venta, entrega y calidad de los productos de la Compañía
5. Proveer y entregar en el lugar acordado nuestros productos y/o servicios.
6. Informar sobre cambios de nuestros productos y/o servicios.
7. Lograr una eficiente comunicación relacionada con nuestros productos, servicios, ofertas, alianzas, estudios y contenidos.
8. Fines administrativos, comerciales, promocionales, informativos, de mercadeo y ventas.
9. Ofrecer todo tipo de servicios comerciales; así como realizar campañas de promoción, marketing, publicidad.
10. Evaluar la calidad de nuestros productos y/o servicios.
11. Preparar estudios de mercado.
12. Elaborar estudios estadísticos.
13. Compartir con terceros que colaboran con la Compañía y que para el cumplimiento de sus funciones deban acceder en alguna medida a la información, quienes estarán obligados a proteger los datos personales de acuerdo con el ordenamiento jurídico colombiano y la Política de Tratamiento de Datos Personales de Beautycalia.
14. La información solicitada en el análisis personalizado de la piel, relacionada con tipo de piel, preocupación sobre la piel, sexo, edad, ciudad donde se habita e imagen del rostro a través de una fotografía, tiene como única finalidad medir los parámetros de la piel y accionar el motor de búsqueda que permite generar una recomendación de productos individualizada.
15. Soportar los procesos de auditoría de la Compañía.
16. Garantizar una correcta ejecución del contrato que se haya celebrado con el Titular de los Datos Personales, dando cumplimiento a las obligaciones contraídas con nuestros clientes.
17. Para una mejor y más segura prestación del servicio por parte del transportador contratado, el titular autoriza expresamente a Beautycalia y/o al transportador, para que obtengan, compilen, intercambien, envíen la información personal consignada en sus registros. De igual manera, la información que se ha suministrado, se entiende que ha sido legalmente obtenida. En particular, el Titular autoriza el envío de e-mail y de mensajes de texto SMS, MMS o similares a través de su línea celular.

Trabajadores: El tratamiento de datos personales, incluyendo los datos sensibles, de los trabajadores actuales o antiguos estará enmarcado en la relación laboral, y cuyo objetivo será garantizar los derechos y deberes de estos, de acuerdo con lo consagrado en el Código Sustantivo del Trabajo, respetando en todo caso la Ley 1581 de 2012.

1. Solicitar la información, que esté siempre relacionada con el vínculo laboral, antes, durante y después del contrato de trabajo.
2. La información será utilizada en los procesos de Gestión Humana, tales como: selección de personal, contratación laboral, compensación, formación, relación laboral, bienestar, evaluación de desempeño, remuneración y beneficios laborales, entre otros.
3. Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas por Beautycalia con el Titular de la Información, con relación al pago de salarios, prestaciones sociales y demás retribuciones consagradas en el contrato de trabajo o según lo disponga la ley.
4. Realizar todos los trámites internos y el cumplimiento de obligaciones laborales y de ley.
5. El cumplimiento de requisitos para acceder al Sistema General de Seguridad Social Integral.
6. Suministrar la información a terceros con los cuales tenga relación contractual y cuya entrega sea necesaria, para el cumplimiento del objeto contratado.
7. Soportar al trabajador en la atención de peticiones, quejas, reclamaciones o solicitudes en general asociadas con la relación laboral que tenga o haya tenido con la Compañía.
8. Mantener un archivo que permita contar con la información correspondiente al contrato de trabajo.
9. En caso de datos biométricos capturados a través de sistemas de videovigilancia o grabación, su tratamiento tendrá como finalidad la identificación, seguridad y la prevención de fraude interno y externo.
10. Soportar los procesos de auditoría de la Compañía.

Proveedores: El tratamiento de los datos personales de los proveedores/contratistas, se recolectan con la finalidad de:

1. Dar correcta ejecución al objeto social de la Compañía.
2. Registrar o actualizar su información como proveedor en los sistemas de la Compañía, permitiendo el desarrollo de las actividades jurídicas, contables, administrativas y financieras propias del relacionamiento comercial, siendo necesaria la eventual transmisión o transferencia nacional o internacional de datos personales con aliados o proveedores que soportan la infraestructura administrativa y/o tecnológica.
3. Contactar para el proceso de negociación de contratos con proveedores.
4. Contactar para todos los efectos relacionados con la ejecución y cumplimiento del objeto contractual.
5. Solicitar propuestas comerciales con el propósito de adquirir bienes y/o servicios.         
6. Realizar todos los trámites internos y el cumplimiento de obligaciones contables, tributarias y de ley.
7. Dejar registro contable de las operaciones realizadas.
8. Soportar al proveedor en la atención de peticiones, quejas, reclamaciones o solicitudes en general asociadas con la relación contractual que tenga o haya tenido con la Compañía.
9. Mantener un archivo que permita contar con la información correspondiente a cada contrato.
10. Demás actividades necesarias para el cumplimiento de las diferentes etapas contractuales en las relaciones con proveedores y contratistas
11. Soportar los procesos de auditoría de la Compañía.

Cookies: Este sitio web utiliza cookies para brindar una experiencia de usuario adecuada a nuestros usuarios y a las lógicas del comercio electrónico, respetando nuestra política de tratamiento de datos personales. La información recogida por este medio se proporciona a compañías asociadas y es utilizada por estas para desarrollar, fabricar y comercializar productos, y puede ser comercializada, diseminada o usada por Beautycalia. La información proporcionada a tales compañías no incluye y nunca se combina con datos de carácter personal que permitan identificar a una persona determinada (tal como nombre, domicilio o dirección de correo electrónico) o cualquier información que pueda ser considerada sensible o que pueda comprometer la privacidad de los usuarios.

Estas actividades podrán ser desarrolladas directamente por la Compañía o a través de terceros. Dichos terceros estarán obligados a proteger los datos personales de acuerdo con el ordenamiento jurídico colombiano y la presente política de protección de datos personales.

La información suministrada por el Titular solo será utilizada para los propósitos aquí señalados y una vez cese la necesidad del Tratamiento de los Datos Personales, los mismos deberán ser eliminados de las bases de datos de Beautycalia, salvo que por disposición legal deban ser conservados, o archivados en términos seguros a efectos de solo ser divulgados cuando la Ley así lo exija.

9. Tratamiento de datos sensibles. Para el adecuado Tratamiento de datos sensibles, Beautycalia solicitará al Titular su autorización explícita a dicho Tratamiento.

La información solicitada en el análisis personalizado de la piel, relacionada con tipo de piel, preocupación sobre la piel, sexo, edad, ciudad donde se habita, e imagen del rostro a través de una fotografía, tiene como única finalidad medir los parámetros de la piel y accionar el motor de búsqueda que permite generar una recomendación de productos individualizada, esta información será suprimida de nuestra base de datos una vez termine el análisis personalizado de la piel. La imagen del rostro es una característica única de cada individuo, que permite distinguir a un ser humano de otro, esto es catalogado como dato biométrico y, por ende, dato sensible, y el Titular tiene la facultad de omitir fotografía, sin que esto le impida el uso del análisis personalizado de la piel.

10. Derechos del Titular de los datos personales.

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables y/o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe este requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en esta Política y en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
3. Ser informado por el Responsable y/o Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales.
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente;
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato. Los Titulares podrán, en todo momento, solicitar al responsable o encargado la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, en los términos de esta política y la ley.
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

11. Personas a quienes se les puede suministrar la información. La información que reúna las condiciones establecidas en la ley podrá ser suministrada a las siguientes personas:

1. A los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales.
2. A las Entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
3. A los terceros autorizados por el Titular o por la ley.

12. Deberes de Beautycalia, como Responsable del Tratamiento.

1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
5. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
7. Usar los datos personales del Titular, solo para aquellas finalidades para las que se encuentre debidamente autorizado, respetando la normatividad vigente sobre protección de datos personales.
8. Implementar mecanismos tecnológicos que provean condiciones de seguridad y privacidad para proteger la información del Titular.
9. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
10. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.
11. Exigir al Encargado del Tratamiento, en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
12. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.
13. Adoptar procedimientos específicos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
14. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
15. Informar a solicitud del Titular sobre el uso de sus datos.
16. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
17. Cumplir con los requerimientos e instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio sobre el tema de protección de datos personales.
18. Beautycalia no está obligado a contar con Encargado del Tratamiento diferente a él mismo, caso en el cual Beautycalia cumplirá todas las obligaciones propias del Encargado del Tratamiento de Datos Personales.

13. Procedimientos para el tratamiento de los datos personales. Beautycalia realiza la recolección de los Datos Personales a través del Departamento de Atención al Cliente. Los Datos Personales recolectados por la Compañía son almacenados a través un software debidamente licenciado, el cual es suministrado por proveedores especializados en la materia, con quienes se suscriben acuerdos de confidencialidad para la adecuada protección de la información.

14. Procedimiento para conocer la información. En aras de proteger y mantener la confidencialidad de los Datos Personales de los Titulares, la Compañía determina que el procedimiento para conocer la información que Beautycalia posee del Titular en sus bases de datos, es el siguiente:

Quien desee conocer la información que Beautycalia almacena en sus bases de datos, deberá enviar una comunicación al correo electrónico [email protected], llamar al teléfono 3053699921 o escribir en el apartado de peticiones, quejas y reclamos de la página web www.beautycalia.com, en el cual manifieste su intención de conocer la información que sobre el Titular se encuentra en las bases de datos de Beautycalia, y en la cual informe una dirección o correo electrónico en el cual se le pueda dar respuesta.

Esta comunicación deberá estar suscrita por (i) el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente; (ii) los causahabientes del Titular, quienes deberán acreditar tal calidad; (iii) el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento; o (iv) por estipulación a favor de otro o para otro (en adelante y en su conjunto los “Interesados”).

El Área Responsable dará respuesta al Titular o al interesado en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la comunicación, al correo electrónico o dirección física que haya especificado en la solicitud. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá la consulta, caso en el cual el tiempo de respuesta se extenderá en cinco (5) días hábiles adicionales.

La consulta de la información por parte del Titular o interesado será gratuita, siempre y cuando sea (i) al menos una vez cada mes calendario, o (ii) se realice con motivo de una modificación sustancial de la presente Política de Tratamiento de Datos Personales.

En caso de que la consulta se haga con una periodicidad mayor a la establecida, Beautycalia podrá cobrar al Titular únicamente los gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos.

15. Procedimiento para actualizar, rectificar y suprimir la información. Atención de reclamos. Los Titulares de los Datos Personales o los Interesados, según lo descrito en el apartado anterior, podrán, en todo momento, solicitar a Beautycalia la actualización, rectificación o supresión de sus datos y/o revocar la autorización del tratamiento por parte de Beautycalia de los mismos, mediante la presentación de un reclamo al correo electrónico [email protected], llamar al teléfono 3053699921 o escribir en el apartado de peticiones, quejas y reclamos de la página web www.beautycalia.com, en el cual se indiquen los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección física o correo electrónico en el que se debe dar respuesta y los documentos que se quieran hacer valer.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al solicitante dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al solicitante. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles; dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al solicitante los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Resulta indispensable advertir que la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederá cuando el Titular tenga un deber legal o contractual con Beautycalia.

16. Seguridad de la información. Beautycalia ha adoptado medidas de seguridad física, lógicas y administrativas, para el tratamiento de los datos personales objeto de regulación en la presente política.

Se han implementado mecanismos de seguridad de la información, físicos, digitales y administrativas, que permiten evitar la vulneración al derecho a la privacidad y a la confidencialidad de la información; así como para minimizar los riesgos de fallas de seguridad o indebidos tratamientos de los datos personales.

Estos lineamientos son complementarios a las políticas, procedimientos o instructivos generales actualmente existentes e implementados, y en ningún momento pretenden remplazarlas o desconocerlas.

17. Almacenamiento de la información. El almacenamiento de la información digital y física se realiza en medios o ambientes que cuentan con adecuados controles para la protección de los datos. Esto involucra controles de seguridad física e informática, tecnológicos y de tipo ambiental en áreas restringidas, en instalaciones propias y/o centros de cómputo o centros documentales gestionados por terceros.

18. Destrucción de la información. La destrucción de medios físicos y electrónicos se realiza a través de mecanismos que no permiten su reconstrucción. Se realiza únicamente en los casos en que no constituya el desconocimiento de norma legal alguna, dejando siempre la respectiva trazabilidad de la acción.

La destrucción comprende información contenida en poder de terceros como en instalaciones propias.

19. Vigencia de la política de tratamiento de datos personales. La presente Política de Tratamiento de Datos Personales de Beautycalia S.A.S., rige a partir de su publicación, realizada el día primero (01) de mayo de 2025 y hasta el momento en que expresamente se revoque o modifique.